Aujourd’hui je vous parle de la gestion d’agenda !
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Le recours à une assistante virtuelle pour gérer son agenda est courant dans le monde de l’entreprise.
Tenir l’agenda d’un dirigeant, d’un micro-entrepreneur ou d’un prestataire indépendant est une vraie responsabilité pour l’assistante virtuelle.
En effet, c’est une mission délicate qui demande beaucoup de rigueur, d’organisation et une bonne communication avec son client.
Gérer un agenda consiste surtout à positionner et organiser les rendez-vous de son client avec des interlocuteurs divers : partenaires, clients, prospects, fournisseurs, personnel, proches. Il convient donc de définir avec le client quels sont ses souhaits en matière de gestion des rendez-vous.
Ainsi, l’assistante virtuelle et son client doivent identifier ensemble les plages horaires à laisser libres pour que ce dernier puisse se consacrer à ses activités professionnelles, tâches de fond ou affaires personnelles.
En isolant les tâches de fond de son client et en planifiant le temps qui doit leur être consacré, l’assistante virtuelle peut ainsi intercaler les rendez-vous de la journée, de la semaine, du mois.
L’assistante virtuelle doit vérifier avec son client les rendez-vous programmés, et si besoin, trouver des solutions pour les déplacer ou les annuler si ceux-ci ne peuvent être respectés.
Elle est capable de réorganiser tout un planning si un impondérable vient bousculer l’organisation de la journée ou de la semaine.
En conclusion, l’assistante virtuelle est là pour mieux organiser la gestion du temps de son client et lui permettre de se consacrer pleinement à sa fonction de dirigeant qui a un business à faire tourner.
Pour ce faire, l’utilisation d’un agenda ou calendrier électronique partagé en ligne semble être la
solution appropriée pour gérer un planning de client.
